从日本进口抹茶在技术上并不复杂，但涉及的相关方通常比买方预想的多：种植者、碾茶加工厂、研磨厂、批发商、包装商、货运代理、报关行，以及贵公司的登记进口商。项目很少单纯因为价格而停滞，更常见的原因是遗漏了某个步骤，或关键问题没有得到书面确认。
本指南按商业买方首次进口通常采用的顺序，说明各步骤需要作出的决定。
01 · 定义概要
从产品开始，而不是从供应商开始
联系日本供应商前，请先整理一页采购需求。与“请发送价目表”相比，明确的具体需求更容易得到有效回复。
- 预期用途：饮用、拿铁、食品或饮料制造、零售罐装
- 目标感官特征：颜色、苦味、甜味、香气
- 首单数量和预计年度采购量（kg）
- 包装：散装袋、100 克袋、罐装、自有品牌
- 目的地市场及所需文件（有机、COA、过敏原声明）
- 目标价格范围和决策日期
如果您仍在饮品用产品与高端饮用产品之间选择，我们的拿铁用抹茶与零售罐装抹茶选择指南可帮助您分别整理两类需求。
02 · 寻找供应商
确定合适的供应商类型
抹茶供应商包括自有研磨设备的茶园、碾茶加工厂、专业研磨厂、产区批发商和贸易公司。各类供应商的最低订购要求、英语沟通能力和文件管理方式不同。可参阅茶园、工厂还是贸易公司了解差异。
首次进口应筛选三至五家能够实际供应所需数量的候选供应商，而不是罗列大量知名企业。应尽早确认对方是否已有向目的地国家出口的经验；现成的出口文件和流程可能节省数周时间。
03 · 样品
正确索取和评估样品
索取与实际采购用途相符的样品，而不是仅接受供应商推荐的展示等级。请同时索取样品规格，包括采摘年份、产区、品种或拼配方式、粒度（如有）和保质期。应在同一天按照同一配方和方法评估所有样品，详见抹茶样品评估方法。
能在两周内提供结构化反馈的买方，更容易与供应商建立有效合作。收到样品后长期没有回复，往往会让合适的供应商降低项目优先级。
04 · 报价和条款
在相同基础上获取报价
要求每家候选供应商按两至三个实际采购数量提供价格，并书面确认最小起订量（MOQ）、包装、交期、付款条件和Incoterm。只比较单一的每公斤价格，会掩盖供应商之间的大部分差异；请参阅如何比较抹茶批发报价中的比较表。
| 书面确认 | 为什么这很重要 |
|---|---|
| 报价有效期 | 2024 年以来抹茶价格快速变动 |
| 数量阶梯价格 | 样品价格不等于批发价格 |
| 从订单到发货的交期 | 包括研磨时间表和包装 |
| 付款时间表和货币 | 第一批订单通常需要支付押金 |
| Incoterm | 决定谁预订运费并支付关税 |
05 · 文件
订购前整理文件
抹茶属于食品，报关行及当地食品主管部门通常会要求供应商提供文件。常见文件包括规格书、批次检测报告（COA）、成分与过敏原声明、原产国确认，以及目的地市场认可的有机证书（如适用）。各市场要求不同，下单前应让报关行确认清单。抹茶供应商文件指南说明了各文件能够证明的内容。
06 · 货运和海关
选择运费，然后清关
小批首单通常采用空运，数量较大的持续订单可考虑海运。运输方式会影响包装、温度暴露和现金流，详见抹茶空运与海运的比较。请尽早在目的地市场指定报关行，并提前提供供应商文件。税率和进口商注册等要求由目的地市场决定，不由供应商决定。
07 · 首单与复购
让首单成为后续订单的模板
将首单视为后续合作的模板：确认规格、批次审批流程、价格审核方式和持续订单的预测方法。首次即形成书面记录，可减少每次发货时重复协商。
- 书面订单确认，包含产品、数量、价格、包装和 Incoterm
- 商定的批次批准：装运前或到达时从生产批次中抽取样品
- 再次订购交期和预测期望
- 双方指定的问题联系人
如果您希望由日本团队与供应商一起执行这一流程，这正是我们的采购服务 所做的。
08 · 常问问题
常见问题
进口抹茶需要进口许可证吗？
抹茶是一种食品，因此大多数市场要求进口商在食品当局注册并符合标签和安全规则，而不是持有特定许可证。要求因国家或地区而异；您的报关行或食品当局可以在订购前确认适用于茶粉的规定。
首次进口抹茶从联系供应商到交货需要多长时间？
从明确需求、取得样品、作出决定到生产和空运，首次进口通常需要数月。零售包装或有机文件会延长周期；样品阶段决策缓慢，或一番茶（头采）分配完成后才启动的项目，也需要更长时间。
不去日本可以进口抹茶吗？
可以。大多数首次进口可通过电子邮件、样品和视频会议完成。当您需要在最终候选供应商之间作出选择，或规划自有品牌（贴牌）产品线时，现场考察的价值会更高，也可在该阶段另行安排。