一个好的样本可以回答“我们喜欢它吗？”供应商文件 帮助回答“我们的企业能否批准、进口、销售和再次订购？ 是吗？确切的文件因产品、供应商和 目的地，因此请求应以您自己的合规性开始 和品质需求。
01 · 文件索取
要求提供针对一种已识别产品的文件。
一般公司证书并不总是足以评估 所引用的确切抹茶。将每个请求与供应商联系起来 产品代码、产品名称或样品代码。记录是否 文件适用于当前批次、产品规格或 生产设施。
- 供应商和产品标识符
- 文件标题和出具日期
- 批次特定或一般状态
- 发证机构或实验室
- 语言和翻译需求
- 到期或审核日期（如果适用）
- 目的地市场要求
- 待确认问题和负责人
从买家的实际审批需求入手。附加 测试、翻译或认证可能会影响成本和领先优势 时间。
02·产品标识
使用书面规格来识别产品。
书面规范有助于连接样本、报价和 未来的订单。可用字段因供应商而异，但 文件应使产品可识别并为您提供 品质或监管团队有足够的信息进行审查。
| 规格项目 | 确认示例 |
|---|---|
| 产品标识 | 产品名称或代码、成分说明和用途 订单格式 |
| 产地信息 | 国家、地区或其他可追溯性详细信息 供应商可以证实 |
| 产品特征 | 外观、颜色或其他供应商控制的产品 特点 |
| 包装 | 材质、净重、内包装、外包装和密封方式 格式 |
| 储存与保质期 | 储存说明、保质期基准和日期编码 |
| 处理 | 生产交期、批次参考和再次订购 识别 |
如果涉及自有品牌成品，请索取 涵盖所选锡的单独成品规格， 袋子、标签和包装配置。
03·品质证据
澄清“COA”对于该供应商和产品的含义。
供应商可以使用不同的格式和测试程序。问哪个 文件是特定于批次的，测试了哪些特性 常规测试以及哪些额外测试需要单独请求。 您的目的地市场、进口商、零售商或内部标准 应明确最终验收要求。
测试对话的问题
- 该单据是否与装运批次或 代表性产品规格？
- 每批次定期或仅进行哪些测试 根据要求？
- 报告上标明了哪个实验室或方法？
- 供应商将如何处理买方特定的测试或限制？
- 最终批次文件何时可用 发货？
不要将样本阶段文件视为自动批准 未来的每一次发货。就批次标识、规格和数量达成一致 上市文件将在选择供应商后进行管理。
04·声明与产地
将每项主张与支持信息相匹配。
产地、收获、生产方法和有机状态可以 影响采购和营销。准确记录 供应商确认的措辞、其适用的产品以及 支持它的文件或可追溯性记录。
| 声明项目 | 需要澄清什么 | 为什么这很重要 |
|---|---|---|
| 产地 | 国家、种植地区、加工地点和 可用的详细程度 | 准确的规格和客户沟通 |
| 收获/生产 | 记录什么收获或生产信息 产品或批次 | 可追溯性和一致性讨论 |
| 有机认证 | 确切的认证产品、适用的证书、 标记路线和目的地需求 | 避免将一般生产能力误认为 产品级审批 |
| 自有品牌 | 哪一方拥有标签审查、编码和成品 记录 | 生产前明确责任 |
有机、进口和标签要求因目的地而异 以及通往市场的路线。与相关进口商确认， 在依赖认证机构或专业顾问之前 供应商声明。
05·审批文件
将所有文件放入一个审批包中。
创建一个简单的索引，显示产品、供应商、报价、 示例代码、规格、可用测试信息、 可追溯记录、认证、包装和剩余 问题。为每个失踪人员添加状态和负责人 项目。
该包还应该将文件连接到首单项： MOQ、价格、交期、付款方式、交货依据和截止日期 最终装运文件。这让品质和 采购团队审查相同的订单信息。
发出采购订单之前
- 批准的产品和样品参考
- 当前书面规范
- 测试计划及验收路线
- 确认的索赔措辞
- 包装和标签责任
- 装运文件时间
- 偏差处理流程
- 再次订购文件流程