Come importare il matcha dal Giappone: una guida passo passo per gli acquirenti aziendali

01 · Definire il brief

Iniziate dal prodotto e non dal fornitore

Prima di contattare qualcuno in Giappone, scrivete un brief di una pagina. I fornitori giapponesi rispondono molto meglio ad una richiesta specifica che “per favore inviate il vostro listino prezzi”.

• Destinazione d’uso: bevande, matcha latte, produzione di alimenti o bevande, lattine per la vendita al dettaglio
• Profilo sensoriale target: colore, amaro, dolcezza, aroma
• Primo ordine e volume annuo previsto, in chilogrammi
• Confezioni: big bag, buste da 100 g, lattine, private label
• Mercato di destinazione e documenti richiesti (biologico, COA, dichiarazioni sugli allergeni)
• Fascia di prezzo target e data della decisione

Se state ancora decidendo tra un prodotto incentrato sulle bevande e un prodotto da bere premium, la nostra nota sulla scelta del matcha per il matcha latte rispetto alle lattine al dettaglio vi aiuterà a dividere il brief.

02 · Trovare fornitori

Identificare il giusto tipo di fornitore

Matcha vi raggiunge attraverso diversi tipi di fornitori: aziende agricole che macinano anche, fabbriche di tencha, mulini specializzati, grossisti regionali e società commerciali. Ciascuno ha requisiti minimi, conoscenza dell’inglese e abitudini di documentazione diversi. Li confrontiamo in fattoria del tè, fabbrica o società commerciale.

Per prima cosa, punta a una rosa di tre-cinque candidati che possano realisticamente fornire il vostro volume, piuttosto che a un lungo elenco di nomi famosi. Confermate in anticipo se il fornitore esporta già nel vostro Paese, perché un fornitore con documentazione di esportazione esistente rimuove settimane di lavoro.

03 · Campioni

Richiedere e valutare adeguatamente i campioni

Richiedete campioni che corrispondano al prodotto che intendete acquistare, non al grado in vetrina del fornitore. Richiedete la specifica con il campione: anno di raccolta, regione, cultivar o miscela, granulometria se disponibile e durata di conservazione. Valutate ogni campione allo stesso modo, nella vostra ricetta, nello stesso giorno. Il nostro protocollo di valutazione di esempio lo definisce in dettaglio.

04 · Citazioni e termini

Ottenete preventivi sulla stessa base

Chiedete a ciascun fornitore selezionato il prezzo di due o tre volumi realistici, la quantità minima dell’ordine, l’imballaggio, i tempi di consegna, i termini di pagamento e la base di consegna (Incoterm). I preventivi che arrivano come prezzo unico per chilogrammo nascondono la maggior parte delle differenze tra i fornitori; vedere come confrontare i preventivi all’ingrosso del matcha per un foglio di confronto.

05 · Documenti

Allinea i documenti prima di ordinare

Il vostro spedizioniere doganale e, per i prodotti alimentari, l’autorità alimentare locale avranno bisogno dei documenti del fornitore. Le richieste tipiche sono una scheda tecnica, un certificato di analisi per il lotto, una dichiarazione di ingredienti e allergeni, la conferma del paese d’origine e, se richiesti, certificati biologici riconosciuti nel vostro mercato. Ciò che richiede ciascuna destinazione è diverso, quindi confermate l’elenco con il vostro broker prima di effettuare l’ordine. Documenti del fornitore di matcha spiega ciò che effettivamente dimostra ciascun documento.

Una voce da depennare dalla maggior parte delle checklist: per il matcha non viene emesso alcun certificato fitosanitario, perché il tè essiccato, trattato termicamente e macinato è esente dalla quarantena vegetale ai sensi della legge giapponese sulla protezione delle piante. Se uno spedizioniere insiste, la Stazione di Protezione delle Piante del Giappone può rilasciare una conferma scritta ufficiale dell’esenzione.

06 · Merci e dogane

Scegliete il trasporto e poi sdogana

I piccoli primi ordini viaggiano solitamente in aereo; più grandi, ripetere gli ordini via mare. La scelta influisce sull’imballaggio, sulla temperatura di transito e sul flusso di cassa, compresi nel trasporto aereo o marittimo per il matcha. Nominate tempestivamente uno spedizioniere doganale nel vostro paese e consegnategli in anticipo i documenti del fornitore. Le aliquote dei dazi e gli eventuali requisiti di registrazione (ad esempio, la registrazione dell’importatore per prodotti alimentari in alcuni mercati) sono stabiliti dalla destinazione, non dal fornitore.

Per le destinazioni UE, va notato che la soglia de minimis di 150 € in franchigia doganale è stata abolita il 1° luglio 2026: anche i piccoli pacchi di campioni ora generano dazi e IVA all’arrivo, quindi mettete a budget le spese di sdoganamento fin dal primo pacco.

07 · Ordine e riordino

Effettuate un primo ordine che può essere ripetuto

Trattate il primo ordine come modello per la relazione: concordate le specifiche, il processo di approvazione del lotto, come funzioneranno le revisioni dei prezzi e come prevedete gli ordini ripetuti. Gli acquirenti che lo documentano una volta raramente hanno bisogno di rinegoziare ogni spedizione.

• Confermate d’ordine scritta con prodotto, quantità, prezzo, confezione e Incoterm
• Approvazione del lotto concordato: campione del lotto di produzione prima della spedizione o all’arrivo
• Riordinare i tempi di consegna e prevedere le aspettative
• Contatto nominato su entrambi i lati per problemi

Se preferisci che un team con sede in Giappone esegua questa sequenza con i fornitori, questo è esattamente ciò che fa il nostro servizio di approvvigionamento.

08 · Costi

Quanto costa davvero importare matcha

Il prezzo al chilo è solo il punto di partenza. Un budget realistico per una prima importazione si compone di questi strati:

• Il prodotto — il prezzo all’ingrosso al vostro volume d’ordine, nella valuta dell’offerta
• L’imballaggio per l’export — di norma incluso per i sacchetti barriera sfusi; le confezioni retail sono quotate a parte
• Trasporto e assicurazione — aereo per i primi ordini piccoli, mare per i volumi; vedi trasporto aereo o marittimo
• Spedizioniere doganale e oneri d’importazione — costi fissi che pesano soprattutto sulle spedizioni piccole
• Dazi e imposte all’import — li fissa il vostro mercato; il tè verde entra in molti mercati con dazi bassi o nulli, ma confermate classificazione doganale e IVA con il vostro spedizioniere
• Analisi e conformità — i test di laboratorio che commissionate e i certificati richiesti al fornitore
• Un margine — oscillazioni valutarie e imprevisti del primo ordine

Due abitudini tengono onesti i numeri. Primo: prima di confrontare i fornitori, fatevi stimare dallo spedizioniere il costo reso per la vostra dimensione d’ordine realistica — per via dei costi fissi, una spedizione piccola e un pallet danno risultati al chilo molto diversi. Secondo: convertite tutto in costo per unità finita — il metodo di costo del matcha per tazza — perché è quel numero che serve alle vostre decisioni di prezzo.

09 · Tempistiche

Una tempistica realistica per la prima importazione

• Briefing e primo contatto — una shortlist mirata risponde di norma entro una o due settimane
• Campioni — preparazione, documenti e spedizione aerea richiedono in genere da due a quattro settimane; una valutazione strutturata ne aggiunge una o due
• Offerte e decisione — rapido se il briefing era specifico fin dall’inizio
• Produzione e documenti — il matcha viene macinato su ordine, poi confezionato e documentato; tempi più lunghi in alta stagione e per le confezioni retail
• Trasporto e dogana — giorni in aereo, settimane via mare, più lo sdoganamento alle due estremità

Nel complesso, le prime importazioni arrivano spesso da due a quattro mesi dopo la prima e-mail al fornitore — più in fretta con trasporto aereo e un grado disponibile a stock, più lentamente attorno al raccolto e al picco di fine anno; vedi il calendario di fornitura del matcha. Gli ordini successivi sono molto più rapidi una volta rodati specifica, documenti e approvazione dei lotti.

10 · Errori comuni

Gli errori di chi importa per la prima volta

• Confrontare offerte su basi diverse — volumi, confezioni e Incoterms mescolati; vedi come confrontare le offerte di matcha all’ingrosso
• Costruire il business plan sui prezzi campione invece che sugli scaglioni all’ingrosso confermati
• Verificare la conformità giapponese ma non i limiti di residui del mercato di destinazione; vedi residui di pesticidi ed esportazioni di matcha
• Ordinare un anno di scorte in un’unica spedizione — il matcha perde freschezza; comprate in base alla rotazione, come in conservazione e stoccaggio sfuso
• Saltare l’approvazione del lotto e scoprire le derive solo all’arrivo
• Rimandare gli ordini dei gradi premium all’autunno, quando le assegnazioni del primo raccolto sono già impegnate

Tutti questi errori si evitano con i passaggi qui sopra — e correggerli prima della spedizione costa sempre meno che dopo.

11 · Domande frequenti

Domande frequenti

Ho bisogno di una licenza di importazione per importare il matcha?

Il matcha è un prodotto alimentare, quindi la maggior parte dei mercati richiede che l’importatore sia registrato presso l’autorità alimentare e soddisfi le norme in materia di etichettatura e sicurezza, anziché possedere una licenza specifica. I requisiti variano in base al paese; il vostro agente doganale o l’autorità alimentare può confermare ciò che si applica a un tè in polvere prima dell’ordine.

Quanto tempo impiega una prima importazione di matcha dal primo contatto alla consegna?

Con un brief chiaro, campioni, una decisione, produzione e trasporto aereo, molte prime importazioni richiedono un paio di mesi; l’imballaggio al dettaglio o la documentazione biologica aggiungono tempo. I progetti che attendono una decisione dopo i campioni o che iniziano dopo l’assegnazione del primo raccolto richiedono più tempo.

Posso importare il matcha senza visitare il Giappone?

SÌ. La maggior parte delle prime importazioni vengono completate tramite e-mail, campioni e videochiamate. Le visite diventano preziose una volta che si sceglie tra i finalisti o si pianifica una linea a private label e possono essere organizzate in seguito; consultate il nostro programma di visite ai fornitori.

Quanto costa importare matcha dal Giappone?

Non esiste una cifra unica: il costo reso combina il prezzo all’ingrosso al vostro volume con trasporto, assicurazione, dazi e imposte, spedizioniere doganale e le analisi commissionate. I costi fissi pesano molto sulle spedizioni piccole; fatevi stimare da uno spedizioniere il costo reso per la vostra dimensione d’ordine realistica e confrontate i fornitori sul costo per unità finita, non sul prezzo al chilo.

Quali documenti servono per importare matcha?

Di norma fattura commerciale e packing list, la specifica di prodotto, un certificato di analisi con numero di lotto, la conferma del paese d’origine e, se dichiarati, certificati biologici riconosciuti nel vostro mercato. L’elenco esatto dipende dalla destinazione; confermatelo con il vostro spedizioniere doganale prima dell’ordine.