Comment importer du matcha du Japon : un guide étape par étape pour les acheteurs professionnels

01 · Définir le besoin

Commencez par le produit, pas par le fournisseur

Avant de contacter un fournisseur au Japon, rédigez un cahier des charges d’une page. Les fournisseurs japonais répondent bien mieux à une demande précise qu’à un simple « veuillez envoyer votre liste de prix ».

• Utilisation prévue : boissons, lattés, fabrication d’aliments ou de boissons, boîtes de vente au détail
• Profil sensoriel cible : couleur, amertume, douceur, arôme
• Première commande et volume annuel attendu, en kilogrammes
• Conditionnement : sacs en vrac, sachets de 100 g, boîtes métalliques, marque distributeur
• Marché de destination et documents requis (bio, COA, mentions allergènes)
• Fourchette de prix cible et date de décision

Si vous hésitez encore entre un produit pour boissons et un matcha haut de gamme à boire, notre article sur le choix du matcha pour lattés et pour boîtes de vente au détail vous aidera à préparer deux cahiers des charges.

02 · Trouver des fournisseurs

Identifiez le bon type de fournisseur

Le matcha vous parvient à travers plusieurs types de fournisseurs : des fermes qui fabriquent également du tencha, des usines de tencha, des moulins spécialisés, des grossistes régionaux et des sociétés commerciales. Chacun a des minimums, des capacités en anglais et des habitudes de documentation différents. Nous les comparons dans ferme de thé, usine ou société commerciale.

Pour une première importation, visez une liste restreinte de trois à cinq candidats capables de manière réaliste de fournir votre volume, plutôt qu’une longue liste de noms célèbres. Confirmez tôt si le fournisseur exporte déjà vers votre pays, car un fournisseur disposant de documents d’exportation existants supprime des semaines de travail.

03 · Échantillons

Demander et évaluer correctement les échantillons

Demandez des échantillons qui correspondent au produit que vous avez l’intention d’acheter, et non à la qualité vitrine du fournisseur. Demandez les spécifications avec l’échantillon : année de récolte, région, cultivar ou mélange, granulométrie si disponible et durée de conservation. Évaluez chaque échantillon de la même manière, dans votre propre recette, le même jour. Notre exemple de protocole d’évaluation expose cela en détail.

04 · Devis et conditions

Obtenez des devis sur la même base

Demandez à chaque fournisseur présélectionné le prix de deux ou trois volumes réalistes, la quantité minimale de commande, l’emballage, le délai de livraison, les conditions de paiement et la base de livraison (Incoterm). Les devis présentés sous la forme d’un prix unique par kilogramme masquent la plupart des différences entre les fournisseurs ; voir comment comparer les devis de gros de matcha pour une feuille de comparaison.

05 · Documents

Alignez les documents avant de commander

Votre courtier en douane et, pour les produits alimentaires, l’autorité compétente de votre marché auront besoin des documents du fournisseur. Les demandes courantes comprennent une fiche technique, un certificat d’analyse (COA) du lot, une déclaration des ingrédients et allergènes, une confirmation du pays d’origine et, le cas échéant, des certificats biologiques reconnus sur votre marché. Les exigences varient selon la destination : confirmez la liste avec votre courtier avant de commander. L’article sur les documents du fournisseur de matcha explique ce que chacun permet de vérifier.

Un point à rayer de la plupart des check-lists : aucun certificat phytosanitaire n’est émis pour le matcha, car le thé séché, traité thermiquement et broyé est exempté de la quarantaine végétale au titre de la loi japonaise sur la protection des végétaux. Si un transitaire insiste, la Station de protection des végétaux du Japon peut délivrer une confirmation écrite officielle de l’exemption.

06 · Fret et douanes

Choisissez le fret, puis dédouanez

Les petites premières commandes voyagent généralement par avion ; commandes plus importantes et répétées par voie maritime. Le choix affecte l’emballage, la température de transit et les flux de trésorerie, couverts par fret aérien ou maritime pour le matcha. Désignez à l’avance un courtier en douane dans votre pays et remettez-lui les documents du fournisseur à l’avance. Les taux de droits et les éventuelles exigences d’enregistrement (par exemple, l’enregistrement des importateurs de produits alimentaires sur certains marchés) sont fixés par la destination et non par le fournisseur.

Pour les destinations UE, notez que le seuil de minimis de 150 € en franchise de droits a été supprimé le 1er juillet 2026 : même un petit colis d’échantillons est désormais soumis aux droits d’importation et à la TVA à l’arrivée. Prévoyez donc des frais de dédouanement dès le premier colis.

07 · Commandez et répétez

Passer une première commande pouvant être renouvelée

Considérez la première commande comme le modèle de la relation : acceptez les spécifications, le processus d’approbation des lots, le fonctionnement des révisions de prix et la manière dont vous prévoirez les commandes répétées. Les acheteurs qui documentent cela une fois doivent rarement renégocier chaque expédition.

• Confirmation de commande écrite avec produit, quantité, prix, emballage et Incoterm
• Approbation convenue du lot : échantillon du lot de production avant expédition ou à l’arrivée
• Délai de réapprovisionnement et attentes prévisionnelles
• Contact nommé des deux côtés pour les problèmes

Si vous préférez qu’une équipe basée au Japon gère cette séquence avec les fournisseurs, c’est exactement ce que fait notre service d’approvisionnement.

08 · Coûts

Ce que coûte réellement un import de matcha

Le prix au kilogramme n’est que le point de départ. Un budget réaliste pour une première importation s’empile ainsi :

• Le produit — le prix de gros à votre volume de commande, dans la devise du devis
• L’emballage export — généralement inclus pour les sacs barrière en vrac ; les conditionnements de détail sont chiffrés à part
• Le fret et l’assurance — aérien pour les petites premières commandes, maritime pour le volume ; voir fret aérien ou maritime
• Le courtage en douane et les frais d’importation — des coûts fixes qui pèsent surtout sur les petits envois
• Les droits et taxes à l’import — fixés par votre marché ; le thé vert entre dans de nombreux marchés avec des droits faibles voire nuls, mais confirmez le classement tarifaire et la TVA avec votre courtier
• Les analyses et la conformité — les tests de laboratoire que vous commandez et les certificats demandés au fournisseur
• Une marge de sécurité — variations de change et imprévus de la première commande

Deux habitudes gardent les chiffres honnêtes. D’abord, demandez à votre transitaire une estimation du coût rendu pour votre taille de commande réaliste avant de comparer les fournisseurs : à cause des coûts fixes, un petit envoi et une palette donnent des résultats au kilogramme très différents. Ensuite, convertissez tout en coût par unité finie — la méthode de coût du matcha par tasse — car c’est ce chiffre dont vos décisions de prix ont besoin.

09 · Calendrier

Un calendrier réaliste pour une première importation

• Briefing et prise de contact — une shortlist ciblée répond généralement sous une à deux semaines
• Échantillons — préparation, documents et envoi aérien prennent en général deux à quatre semaines ; une évaluation structurée en ajoute une ou deux
• Devis et décision — rapide si le briefing était précis dès le départ
• Production et documents — le matcha est moulu à la commande, puis conditionné et documenté ; plus long en haute saison et pour les conditionnements de détail
• Fret et douane — quelques jours par avion, des semaines par bateau, plus le dédouanement aux deux bouts

Au total, une première importation arrive souvent deux à quatre mois après le premier e-mail au fournisseur — plus vite en fret aérien avec une qualité en stock, plus lentement autour de la récolte et du pic de fin d’année ; voir le calendrier d’approvisionnement du matcha. Les commandes suivantes vont bien plus vite une fois la spécification, les documents et la validation des lots rodés.

10 · Erreurs courantes

Les erreurs des primo-importateurs

• Comparer des devis sur des bases différentes — volumes, conditionnements et Incoterms mélangés ; voir comparer les devis de matcha en gros
• Bâtir le plan d’affaires sur des prix d’échantillon plutôt que sur des paliers de gros confirmés
• Vérifier la conformité japonaise mais pas les limites de résidus du marché de destination ; voir résidus de pesticides et exportations de matcha
• Commander un an de stock en un seul envoi — le matcha perd sa fraîcheur ; achetez selon la rotation, comme dans durée de conservation et stockage en vrac
• Sauter la validation des lots et découvrir les dérives à l’arrivée
• Repousser les commandes de qualités premium à l’automne, quand les allocations de première récolte sont déjà engagées

Chacune de ces erreurs est évitable avec les étapes ci-dessus — et toutes coûtent moins cher à corriger avant l’expédition qu’après.

11 · FAQ

Questions fréquemment posées

Ai-je besoin d’une licence d’importation pour importer du matcha ?

Le matcha est un produit alimentaire, c’est pourquoi la plupart des marchés exigent que l’importateur soit enregistré auprès de l’autorité alimentaire et respecte les règles d’étiquetage et de sécurité, plutôt que de détenir une licence spécifique. Les exigences diffèrent selon les pays ; votre courtier en douane ou l’autorité alimentaire peut confirmer ce qui s’applique à une poudre de thé avant de passer commande.

Combien de temps prend une première importation de matcha, du premier contact à la livraison ?

Avec un cahier des charges clair, des échantillons, une décision, la production et le fret aérien, de nombreuses premières importations prennent quelques mois ; les emballages de vente au détail ou les formalités liées à la certification biologique rallongent ce délai. Les projets dont la décision tarde après l’échantillonnage, ou qui commencent après l’attribution de la première récolte, prennent plus de temps.

Puis-je importer du matcha sans visiter le Japon ?

Oui. La plupart des premières importations sont effectuées par e-mail, échantillons et appels vidéo. Les visites deviennent précieuses une fois que vous choisissez entre les finalistes ou planifiez une ligne de marque privée, et peuvent être organisées plus tard ; consultez notre programme de visites fournisseurs.

Combien coûte l’importation de matcha du Japon ?

Il n’existe pas de chiffre unique : le coût rendu combine le prix de gros à votre volume avec le fret, l’assurance, les droits et taxes à l’import, le courtage en douane et les analyses commandées. Les coûts fixes pèsent lourd sur les petits envois ; demandez à un transitaire une estimation pour votre taille de commande réaliste et comparez les fournisseurs au coût par unité finie plutôt qu’au prix au kilogramme.

Quels documents faut-il pour importer du matcha ?

En général une facture commerciale et une liste de colisage, la spécification du produit, un certificat d’analyse avec numéro de lot, la confirmation du pays d’origine et, si l’allégation est faite, des certificats biologiques reconnus sur votre marché. La liste exacte dépend de la destination ; confirmez-la avec votre courtier en douane avant de commander.