L’importation de matcha du Japon n’est pas techniquement difficile, mais cela implique plus d’intervenants que ce à quoi la plupart des acheteurs s’attendent : des producteurs, des usines de tencha, des moulins, des grossistes, des emballeurs, un transitaire, un courtier en douane et votre propre importateur officiel. Les projets échouent rarement en termes de prix. Ils stagnent parce qu’une étape a été sautée ou qu’une question n’a jamais été posée par écrit.
Ce guide décrit la séquence que suit habituellement une première importation commerciale et la décision que vous devez prendre à chaque étape.
01 · Définir le besoin
Commencez par le produit, pas par le fournisseur
Avant de contacter un fournisseur au Japon, rédigez un cahier des charges d’une page. Les fournisseurs japonais répondent bien mieux à une demande précise qu’à un simple « veuillez envoyer votre liste de prix ».
- Utilisation prévue : boissons, lattés, fabrication d’aliments ou de boissons, boîtes de vente au détail
- Profil sensoriel cible : couleur, amertume, douceur, arôme
- Première commande et volume annuel attendu, en kilogrammes
- Conditionnement : sacs en vrac, sachets de 100 g, boîtes métalliques, marque distributeur
- Marché de destination et documents requis (bio, COA, mentions allergènes)
- Fourchette de prix cible et date de décision
Si vous hésitez encore entre un produit pour boissons et un matcha haut de gamme à boire, notre article sur le choix du matcha pour lattés et pour boîtes de vente au détail vous aidera à préparer deux cahiers des charges.
02 · Trouver des fournisseurs
Identifiez le bon type de fournisseur
Le matcha vous parvient à travers plusieurs types de fournisseurs : des fermes qui fabriquent également du tencha, des usines de tencha, des moulins spécialisés, des grossistes régionaux et des sociétés commerciales. Chacun a des minimums, des capacités en anglais et des habitudes de documentation différents. Nous les comparons dans ferme de thé, usine ou société commerciale.
Pour une première importation, visez une liste restreinte de trois à cinq candidats capables de manière réaliste de fournir votre volume, plutôt qu’une longue liste de noms célèbres. Confirmez tôt si le fournisseur exporte déjà vers votre pays, car un fournisseur disposant de documents d’exportation existants supprime des semaines de travail.
03 · Échantillons
Demander et évaluer correctement les échantillons
Demandez des échantillons qui correspondent au produit que vous avez l’intention d’acheter, et non à la qualité vitrine du fournisseur. Demandez les spécifications avec l’échantillon : année de récolte, région, cultivar ou mélange, granulométrie si disponible et durée de conservation. Évaluez chaque échantillon de la même manière, dans votre propre recette, le même jour. Notre exemple de protocole d’évaluation expose cela en détail.
Les fournisseurs se souviennent des acheteurs qui donnent des commentaires structurés dans un délai de deux semaines. Les longs silences après les échantillons sont la raison la plus courante pour laquelle un fournisseur prometteur s’en va.
04 · Devis et conditions
Obtenez des devis sur la même base
Demandez à chaque fournisseur présélectionné le prix de deux ou trois volumes réalistes, la quantité minimale de commande, l’emballage, le délai de livraison, les conditions de paiement et la base de livraison (Incoterm). Les devis présentés sous la forme d’un prix unique par kilogramme masquent la plupart des différences entre les fournisseurs ; voir comment comparer les devis de gros de matcha pour une feuille de comparaison.
| Confirmer par écrit | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Date de validité du devis | Les prix du matcha ont évolué rapidement depuis 2024 |
| Volume correspondant au prix | Le prix d’un échantillon n’est pas un prix de gros |
| Délai de la commande à l’expédition | Comprend le calendrier de fraisage et l’emballage |
| Échéancier de paiement et devise | Les dépôts sont courants pour les premières commandes |
| Incoterm | Décide qui réserve le fret et paie les droits |
05 · Documents
Alignez les documents avant de commander
Votre courtier en douane et, pour les produits alimentaires, l’autorité compétente de votre marché auront besoin des documents du fournisseur. Les demandes courantes comprennent une fiche technique, un certificat d’analyse (COA) du lot, une déclaration des ingrédients et allergènes, une confirmation du pays d’origine et, le cas échéant, des certificats biologiques reconnus sur votre marché. Les exigences varient selon la destination : confirmez la liste avec votre courtier avant de commander. L’article sur les documents du fournisseur de matcha explique ce que chacun permet de vérifier.
06 · Fret et douanes
Choisissez le fret, puis dédouanez
Les petites premières commandes voyagent généralement par avion ; commandes plus importantes et répétées par voie maritime. Le choix affecte l’emballage, la température de transit et les flux de trésorerie, couverts par fret aérien ou maritime pour le matcha. Désignez à l’avance un courtier en douane dans votre pays et remettez-lui les documents du fournisseur à l’avance. Les taux de droits et les éventuelles exigences d’enregistrement (par exemple, l’enregistrement des importateurs de produits alimentaires sur certains marchés) sont fixés par la destination et non par le fournisseur.
07 · Commandez et répétez
Passer une première commande pouvant être renouvelée
Considérez la première commande comme le modèle de la relation : acceptez les spécifications, le processus d’approbation des lots, le fonctionnement des révisions de prix et la manière dont vous prévoirez les commandes répétées. Les acheteurs qui documentent cela une fois doivent rarement renégocier chaque expédition.
- Confirmation de commande écrite avec produit, quantité, prix, emballage et Incoterm
- Approbation convenue du lot : échantillon du lot de production avant expédition ou à l’arrivée
- Délai de réapprovisionnement et attentes prévisionnelles
- Contact nommé des deux côtés pour les problèmes
Si vous préférez qu’une équipe basée au Japon gère cette séquence avec les fournisseurs, c’est exactement ce que fait notre service d’approvisionnement.
08 · FAQ
Questions fréquemment posées
Ai-je besoin d’une licence d’importation pour importer du matcha ?
Le matcha est un produit alimentaire, c’est pourquoi la plupart des marchés exigent que l’importateur soit enregistré auprès de l’autorité alimentaire et respecte les règles d’étiquetage et de sécurité, plutôt que de détenir une licence spécifique. Les exigences diffèrent selon les pays ; votre courtier en douane ou l’autorité alimentaire peut confirmer ce qui s’applique à une poudre de thé avant de passer commande.
Combien de temps prend une première importation de matcha, du premier contact à la livraison ?
Avec un cahier des charges clair, des échantillons, une décision, la production et le fret aérien, de nombreuses premières importations prennent quelques mois ; les emballages de vente au détail ou les formalités liées à la certification biologique rallongent ce délai. Les projets dont la décision tarde après l’échantillonnage, ou qui commencent après l’attribution de la première récolte, prennent plus de temps.
Puis-je importer du matcha sans visiter le Japon ?
Oui. La plupart des premières importations sont effectuées par e-mail, échantillons et appels vidéo. Les visites deviennent précieuses une fois que vous choisissez entre les finalistes ou planifiez une ligne de marque privée, et peuvent être organisées plus tard ; consultez notre programme de visites fournisseurs.
Accompagnement au Japon
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Dites-nous ce que vous envisagez de fabriquer, où il sera vendu et combien vous comptez acheter. Nous contactons les fournisseurs en japonais, vérifions les conditions et coordonnons les échantillons et la première commande.
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