大多数抹茶关系都是从采购订单和电子邮件开始的。这种做法一直有效，直到出现一些变化：收获期短、价格变动、很多口味不同，或者竞争对手向同一供应商要求提供相同的混合物。在关系良好的情况下达成一份简短的书面供应协议，可以使双方免于在压力下重新谈判。
这不是针对任何司法管辖区的法律建议。这是一份值得以日本供应商能够识别的语言写下的商业要点清单。
01 · 规格
规范是协议的核心
其他一切都参考规范。将其作为时间表附上。
- 供应商命名的产品名称和等级
- 原产地声明以及是否允许跨产区或收获混合
- 收获年份政策（例如，当年一番茶（头采）直至指定月份）
- 粒度或筛子、水分和颜色参考
- 感官描述和参考样品标识符
- 微生物、重金属和残留限量，以及每批提供的测试
- 包装、净重、标签和保质期
双方保留的参考样品将纸质规格转化为可测试的东西。请参阅抹茶批次间一致性。
02 · 数量和分配
数量、预测和分配
说明年度产量、预测方式（例如，季度更新），以及如果收成不足，供应商将如何对待买方：百分比分配、确认预测的优先级或替代等级的报价。由于2024年后供应趋紧，该条款成为对买家来说最有价值的条款；参见抹茶价格上涨原因及如何应对。
03 · 价格
价格及价格回顾
抹茶价格随着采收情况而变化，因此一年固定价格的情况越来越少。可行的替代方案：
| 机制 | 它是如何运作的 |
|---|---|
| 固定直到某个日期 | 价格保持到收获后的审查点 |
| 审查并通知 | 供应商可以根据商定的通知和证据进行修改 |
| 按数量分层 | 价格阶梯与累计年交易量相关 |
| 货币条款 | 哪种货币以及谁进行兑换运动 |
无论您选择哪种机制，请记下 Incoterm 及其包含的内容；请参阅Incoterms 进口抹茶。
04 · 批次批准
批次批准和质量声明
商定每个生产批次的批准方式：发送给买方的装运前样品、包括的测试、买方必须批准的时间，以及如果批次不符合规格会发生什么（返工、更换、信用）。明确到货后如何提出质量投诉，以双方留样为参考。明确的程序比处罚更重要。
05 · 包装和交期
包装、标签和交期
记录谁拥有设计稿、谁订购包材、最小批量以及从确认订单到发货的标准交期。如果为您库存了组件，请商定如果设计发生变化由谁支付剩余费用。
06 · 排他性
排他性、混合性和保密性
为您开发的定制混合物应如此命名，供应商同意不以其他名称销售该混合物。对一个产区或供应商的全部产品的完全独家经营是不常见且昂贵的；更现实的要求是您的混合物和包装的排他性。机密性应涵盖您的食谱、预测和定价。
日本供应商对描述双方义务的协议反应良好：买方的预测纪律和及时付款、供应商的分配和一致性。
07 · 期限和退出
期限、续订和终止
自动续订和通知期的一年期限很常见。说明终止时未结订单、库存包装和保留样品的情况。
08 · 我们如何提供帮助
在日本获得一致同意
供应商更愿意同意用日语解释并围绕其流程制定的条款。我们的采购服务 与您一起起草商业立场，与供应商讨论并记录所达成的协议，因此您的律师只需审查已确定的立场即可。
09 · 常问问题
常见问题
日本供应商是否签订供货协议？
是的，特别是较大的制造商和贸易公司。较小的生产商可能更喜欢简短的备忘录或通过电子邮件确认的条款。保持文档简短、相互并围绕其流程进行框架；规范表比法律样板更重要。
我可以固定一年的价格吗？
优质等级的情况越来越少。常见的替代方案是在收获后的审查点之前保持价格，根据通知和证据进行修订，或与累计数量挂钩的等级。无论您同意什么，请注明 Incoterm 和货币。
如果收获期短怎么办？
这正是分配条款应该回答的问题：百分比分配、确认预测的优先级或替代等级的提供。在事情发生之前就同意它。