La maggior parte delle relazioni matcha iniziano con ordini di acquisto ed e-mail. Funziona finché qualcosa non cambia: un raccolto è breve, un prezzo cambia, molto ha un sapore diverso o un concorrente chiede allo stesso fornitore la stessa miscela. Un breve accordo di fornitura scritto, concordato mentre il rapporto è buono, evita ad entrambe le parti di rinegoziare sotto pressione.
Questa non è una consulenza legale per nessuna giurisdizione. Si tratta di una lista di punti commerciali che vale la pena annotare, nella lingua che un fornitore giapponese riconoscerà.
01 · Specifica
Il capitolato d’oneri è il cuore dell’accordo
Tutto il resto fa riferimento alle specifiche. Allegalo come un programma.
- Nome e grado del prodotto come lo chiama il fornitore
- Dichiarazione di origine e se è consentita la miscelazione tra regioni o raccolti
- Politica relativa all’anno di raccolto (ad esempio, primo raccolto dell’anno corrente fino al mese indicato)
- Granulometria o setaccio, umidità e riferimento del colore
- Descrizione sensoriale e identificatore del campione di riferimento
- Limiti microbiologici, di metalli pesanti e di residui e test forniti per lotto
- Confezione, peso netto, etichettatura e durata di conservazione
I campioni di riferimento conservati da entrambe le parti trasformano una specifica cartacea in qualcosa di verificabile. Consultate coerenza tra lotti nel matcha.
02 · Volume e allocazione
Volume, previsione e allocazione
Indicare il volume annuale, come sarà previsto (ad esempio, aggiornamenti trimestrali) e come il fornitore tratterà l’acquirente se il raccolto è breve: una percentuale di allocazione, priorità per le previsioni confermate o un’offerta di una qualità sostitutiva. Dato che l’offerta si è ridotta dopo il 2024, questa clausola è diventata quella più preziosa per gli acquirenti; consultate perché i prezzi del matcha sono aumentati e come pianificare.
03 · Prezzo
Prezzo e revisione dei prezzi
I prezzi del matcha variano con il raccolto, quindi i prezzi fissi per un anno sono sempre più rari. Alternative praticabili:
| Meccanismo | Come funziona |
|---|---|
| Fisso fino a data da destinarsi | Il prezzo rimane valido fino al punto di revisione successivo al raccolto |
| Revisione con preavviso | Il Fornitore può modificare con preavviso e prove concordati |
| Classificato in base al volume | Gradini di prezzo legati al volume annuo cumulativo |
| Clausola valutaria | Quale valuta e chi trasporta il movimento dei cambi |
Qualunque sia il meccanismo che scegliete, annota Incoterm e cosa è incluso; vedere Incoterms per le importazioni di matcha.
04 · Approvazione del lotto
Approvazione del lotto e dichiarazioni di qualità
Concordare le modalità di approvazione di ogni lotto di produzione: un campione prima della spedizione inviato all’acquirente, i test inclusi, il tempo a disposizione dell’acquirente per l’approvazione e cosa succede se un lotto non rispetta le specifiche (rilavorazione, sostituzione, credito). Definire come vengono sollevati i reclami sulla qualità dopo l’arrivo, conservando i campioni su entrambi i lati come riferimento. Una procedura chiara conta più delle sanzioni.
05 · Imballaggio e tempi di consegna
Imballaggio, etichettatura e tempi di consegna
Registrate chi possiede la grafica, chi ordina i componenti di imballaggio, le tirature minime e i tempi di consegna standard dall’ordine confermato alla spedizione. Se i componenti vengono immagazzinati per voi, concordate chi paga per gli avanzi se il progetto cambia.
06 · Esclusività
Esclusività, miscele e riservatezza
Le miscele personalizzate sviluppate per voi dovrebbero essere denominate come tali, con il fornitore che accetta di non vendere tale miscela con un altro nome. La piena esclusività su una regione o sull’intera produzione di un fornitore è rara e costosa; una richiesta più realistica è l’esclusività sulla vostra miscela e sulla vostra confezione. La riservatezza dovrebbe coprire le vostre ricette, previsioni e prezzi.
I fornitori giapponesi rispondono bene agli accordi che descrivono gli obblighi di entrambe le parti: disciplina delle previsioni e pagamento tempestivo da parte dell’acquirente, allocazione e coerenza da parte del fornitore.
07 · Termine e uscita
Durata, rinnovo e risoluzione
È comune un periodo di un anno con rinnovo automatico e un periodo di preavviso. Indicate cosa succede agli ordini aperti, agli imballaggi stoccati e ai campioni conservati al termine del contratto.
08 · Come aiutiamo
Ottenere un accordo in Giappone
I fornitori si sentono più a loro agio nel concordare termini spiegati in giapponese e inquadrati nei loro processi. Il nostro servizio procurement elabora con voi la posizione commerciale, la discute con il fornitore e documenta quanto concordato, in modo che i vostri avvocati debbano solo rivedere una posizione definita.
09 · Domande frequenti
Domande frequenti
I fornitori giapponesi firmano accordi di fornitura?
Sì, soprattutto i produttori e le società commerciali più grandi. I produttori più piccoli potrebbero preferire un breve memorandum o termini confermati via e-mail. Mantenere il documento breve, reciproco e inquadrato attorno ai loro processi; il programma delle specifiche conta più del testo standard legale.
Posso fissare il prezzo per un anno?
Sempre più raramente per le classi premium. Alternative comuni sono un prezzo mantenuto fino a un punto di revisione dopo il raccolto, revisioni con preavviso e prova o livelli legati al volume cumulativo. Qualunque accordo raggiungiate, indicate l’Incoterm e la valuta.
Cosa succede se il raccolto è breve?
La clausola di assegnazione dovrebbe rispondere esattamente a questo: una percentuale di assegnazione, una priorità per le previsioni confermate o un’offerta di un grado sostitutivo. Accettalo prima che accada.
Supporto in Giappone
Pronti a passare dagli ordini a un accordo?
Inviateci i vostri termini attuali e ciò che vorreste garantire. Ne discutiamo con il fornitore in giapponese e restituiamo una bozza di posizione praticabile.
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