So importieren Sie Matcha aus Japan: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Geschäftskäufer

01 · Definieren Sie den Auftrag

Beginnen Sie mit dem Produkt, nicht mit dem Lieferanten

Bevor Sie jemanden in Japan kontaktieren, schreiben Sie ein einseitiges Briefing. Japanische Lieferanten reagieren weitaus besser auf eine konkrete Anfrage als mit „Bitte senden Sie Ihre Preisliste“.

• Verwendungszweck: pur trinken, Latte, Lebensmittel- oder Getränkeherstellung, Einzelhandelsdosen
• Angestrebtes sensorisches Profil: Farbe, Bitterkeit, Süße, Aroma
• Erste Bestellung und erwartetes Jahresvolumen in Kilogramm
• Verpackung: Großbeutel, 100-g-Beutel, Dosen, Eigenmarke (Private Label)
• Zielmarkt und erforderliche Dokumente (Bio, Analysenzertifikat (COA), Allergenerklärungen)
• Zielpreisspanne und Entscheidungsdatum

Wenn Sie sich immer noch zwischen einem getränkeorientierten Produkt und einem Premium-Trinkprodukt entscheiden müssen, hilft Ihnen unser Hinweis zur Wahl von Matcha für Latte Macchiato im Vergleich zu Einzelhandelsdosen dabei, die Aufgabenstellung aufzuteilen.

02 · Lieferanten finden

Identifizieren Sie die richtige Art von Lieferant

Matcha erreicht Sie über verschiedene Lieferantentypen: Farmen, die auch mahlen, Tencha-Fabriken, Spezialmühlen, regionale Großhändler und Handelsunternehmen. Jeder hat unterschiedliche Mindestanforderungen, Englischkenntnisse und Dokumentationsgewohnheiten. Wir vergleichen sie in Teefarm, Fabrik oder Handelsunternehmen.

Streben Sie bei einem ersten Import eine Auswahlliste mit drei bis fünf Kandidaten an, die Ihr Volumen realistisch liefern können, und nicht eine lange Liste berühmter Namen. Bestätigen Sie frühzeitig, ob der Lieferant bereits in Ihr Land exportiert, denn ein Lieferant mit vorhandener Exportdokumentation erspart Ihnen wochenlange Arbeit.

03 · Muster

Muster richtig anfordern und bewerten

Fragen Sie nach Mustern, die dem Produkt entsprechen, das Sie kaufen möchten, und nicht nach der Musterqualität des Lieferanten. Fordern Sie die Spezifikation mit dem Muster an: Erntejahr, Region, Sorte oder Mischung, Partikelgröße (sofern verfügbar) und Haltbarkeit. Bewerten Sie jede Probe auf die gleiche Weise, in Ihrem eigenen Rezept, am selben Tag. Unser Beispielbewertungsprotokoll legt dies im Detail dar.

04 · Angebote und Bedingungen

Erhalten Sie Angebote auf der gleichen Basis

Fragen Sie jeden in die engere Wahl gezogenen Lieferanten nach Preisen für zwei oder drei realistische Volumina, der Mindestbestellmenge, der Verpackung, der Lieferzeit, den Zahlungsbedingungen und der Lieferbasis (Incoterm). Angebote, die als Einheitspreis pro Kilogramm gelten, verbergen die meisten Unterschiede zwischen den Lieferanten; Eine Vergleichstabelle finden Sie unter So vergleichen Sie Matcha-Großhandelsangebote.

05 · Dokumente

Richten Sie die Dokumente aus, bevor Sie bestellen

Ihr Zollagent und gegebenenfalls die zuständige Lebensmittelbehörde benötigen Dokumente des Lieferanten. Typisch sind Produktspezifikation, Analysenzertifikat (COA) der Charge, Zutaten- und Allergenerklärung, Ursprungsnachweis und – falls beansprucht – im Zielmarkt anerkannte Bio-Zertifikate. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Markt. Lassen Sie die Liste deshalb vor der Bestellung von Ihrem Zollagenten oder der zuständigen Behörde bestätigen. Dokumente japanischer Matcha-Lieferanten erklärt, was die einzelnen Unterlagen tatsächlich belegen.

06 · Fracht und Zoll

Wählen Sie Fracht und erledigen Sie dann den Zoll

Kleinere Erstbestellungen werden in der Regel per Flugzeug verschickt; größere, Nachbestellungen auf dem Seeweg. Die Wahl wirkt sich auf Verpackung, Transporttemperatur und Cashflow aus, die in Luft- oder Seefracht für Matcha behandelt werden. Beauftragen Sie frühzeitig einen Zollagenten in Ihrem Land und übergeben Sie ihm vorab die Dokumente des Lieferanten. Zollsätze und etwaige Registrierungsanforderungen (z. B. Importeurregistrierung für Lebensmittel in einigen Märkten) werden vom Bestimmungsort und nicht vom Lieferanten festgelegt.

07 · Bestellen und wiederholen

Geben Sie eine erste Bestellung auf, die wiederholt werden kann

Behandeln Sie die erste Bestellung als Vorlage für die Beziehung: Vereinbaren Sie die Spezifikation, den Chargengenehmigungsprozess, die Art und Weise, wie Preisüberprüfungen funktionieren und wie Sie Nachbestellungen prognostizieren. Käufer, die dies einmal dokumentieren, müssen selten jede Lieferung neu verhandeln.

• Schriftliche Auftragsbestätigung mit Produkt, Menge, Preis, Verpackung und Incoterm
• Vereinbarte Chargenfreigabe: Probe aus der Produktionscharge vor dem Versand oder bei Ankunft
• Lieferzeit für Nachbestellungen und Erwartungen an den Forecast
• Benannter Ansprechpartner auf beiden Seiten für Probleme

Wenn Sie diese Sequenz lieber von einem in Japan ansässigen Team mit den Lieferanten durchführen lassen möchten, ist das genau das, was unser Beschaffungsservice tut.

08 · FAQ

Häufig gestellte Fragen

Benötige ich eine Importlizenz, um Matcha zu importieren?

Da es sich bei Matcha um ein Lebensmittelprodukt handelt, verlangen die meisten Märkte, dass der Importeur bei der Lebensmittelbehörde registriert ist und die Kennzeichnungs- und Sicherheitsvorschriften einhält, anstatt über eine spezielle Lizenz zu verfügen. Die Anforderungen sind je nach Land unterschiedlich. Ihr Zollagent oder Ihre Lebensmittelbehörde kann vor der Bestellung bestätigen, was für ein Teepulver gilt.

Wie lange dauert ein erster Matcha-Import vom ersten Kontakt bis zur Lieferung?

Mit klarem Briefing, Musterprüfung, Entscheidung, Produktion und Luftfracht benötigen viele Erstimporte einige Monate. Einzelhandelsverpackungen oder Bio-Dokumentation verlängern den Ablauf. Projekte dauern länger, wenn Entscheidungen nach der Musterphase ausstehen oder erst nach der Zuteilung der ersten Ernte (Ichibancha) beginnen.

Kann ich Matcha importieren, ohne Japan zu besuchen?

Ja. Die meisten Erstimporte werden per E-Mail, Mustern und Videoanrufen abgeschlossen. Besuche werden wertvoll, wenn Sie zwischen den Finalisten wählen oder eine Eigenmarke-Linie (Private Label) planen, und können später vereinbart werden; Sehen Sie sich unser Lieferantenbesuchsprogramm an.