La plupart des relations avec le matcha commencent par des bons de commande et des e-mails. Cela fonctionne jusqu’à ce que quelque chose change : une récolte est courte, un prix change, beaucoup de choses ont un goût différent ou un concurrent demande le même mélange au même fournisseur. Un court accord de fourniture écrit, conclu alors que les relations sont bonnes, évite aux deux parties de renégocier sous pression.
Il ne s’agit pas d’un avis juridique pour une quelconque juridiction. Il s’agit d’une liste de contrôle des points commerciaux qui méritent d’être notés, dans une langue qu’un fournisseur japonais reconnaîtra.
01 · Spécification
Le cahier des charges est le cœur de l’accord
Tout le reste renvoie au cahier des charges. Joignez-le sous forme de calendrier.
- Nom et qualité du produit tels que le nomme le fournisseur
- Déclaration d’origine et si le mélange entre régions ou récoltes est autorisé
- Politique relative à l’année de récolte (par exemple, première récolte de l’année en cours jusqu’à un mois indiqué)
- Taille des particules ou tamis, humidité et référence de couleur
- Description sensorielle et identifiant de l’échantillon de référence
- Limites microbiologiques, de métaux lourds et de résidus, et tests fournis par lot
- Emballage, poids net, étiquetage et durée de conservation
Les échantillons de référence conservés par les deux parties transforment une spécification papier en quelque chose de testable. Voir cohérence d’un lot à l’autre dans le matcha.
02 · Volume et répartition
Volume, prévision et allocation
Indiquez le volume annuel, comment il sera prévu (par exemple, mises à jour trimestrielles) et comment le fournisseur traitera l’acheteur si la récolte est insuffisante : une allocation en pourcentage, une priorité pour les prévisions confirmées ou une offre d’une qualité de remplacement. Depuis que l’offre s’est resserrée après 2024, cette clause est devenue la plus précieuse pour les acheteurs ; voir pourquoi les prix du matcha ont augmenté et comment planifier.
03 · Prix
Prix et modalités de révision
Les prix du matcha évoluent avec la récolte, les prix fixes sur un an sont donc de plus en plus rares. Alternatives réalisables :
| Mécanisme | Comment ça marche |
|---|---|
| Fixé jusqu’à une date | Le prix est maintenu jusqu’à un point de révision après la récolte |
| Réviser avec préavis | Le fournisseur peut réviser avec un préavis et des preuves convenus |
| Étagé par volume | Échelons de prix liés au volume annuel cumulé |
| Clause monétaire | Quelle monnaie et qui effectue le mouvement de change |
Quel que soit le mécanisme que vous choisissez, notez le Incoterm et ce qui est inclus ; voir Incoterms pour les importations de matcha.
04 · Approbation du lot
Approbation des lots et réclamations qualité
Convenez de la manière dont chaque lot de production est approuvé : un échantillon avant expédition envoyé à l’acheteur, tests inclus, le temps dont dispose l’acheteur pour approuver et ce qui se passe si un lot ne répond pas aux spécifications (reprise, remplacement, crédit). Définissez la manière dont les réclamations qualité après arrivée sont formulées, avec des échantillons conservés des deux côtés comme référence. Une procédure claire compte plus que des sanctions.
05 · Emballage et délai de livraison
Emballage, étiquetage et délais de livraison
Précisez qui détient les droits sur le visuel, qui commande les composants d’emballage, les quantités minimales de fabrication et le délai standard entre la confirmation de commande et l’expédition. Si des composants sont stockés pour vous, convenez de la prise en charge du reliquat en cas de changement de conception.
06 · Exclusivité
Exclusivité, assemblages et confidentialité
Les mélanges personnalisés développés pour vous doivent être nommés ainsi, le fournisseur s’engageant à ne pas vendre ce mélange sous un autre nom. L’exclusivité totale sur une région ou sur l’ensemble de la production d’un fournisseur est rare et coûteuse ; une demande plus réaliste est l’exclusivité sur votre mélange et sur votre emballage. La confidentialité doit couvrir vos recettes, vos prévisions et vos prix.
Les fournisseurs japonais réagissent bien aux accords qui décrivent les obligations des deux parties : discipline de prévision et paiement rapide de la part de l’acheteur, allocation et cohérence de la part du fournisseur.
07 · Durée et sortie
Durée, renouvellement et résiliation
Un mandat d’un an avec renouvellement tacite et préavis est courant. Indiquez ce qui arrive aux commandes ouvertes, aux emballages stockés et aux échantillons conservés à la résiliation.
09 · FAQ
Questions fréquemment posées
Les fournisseurs japonais signent-ils des accords de fourniture ?
Oui, en particulier les grands fabricants et les sociétés commerciales. Les petits producteurs peuvent préférer un court mémorandum ou des conditions confirmées par courrier électronique. Gardez le document court, mutuel et structuré autour de leurs processus ; le calendrier des spécifications compte plus que le passe-partout légal.
Puis-je fixer le prix pendant un an ?
De plus en plus rarement pour les qualités premium. Les solutions courantes sont un prix maintenu jusqu’à une révision après la récolte, des révisions avec préavis et justificatifs, ou des paliers liés au volume cumulé. Quelles que soient les conditions retenues, indiquez l’Incoterm et la devise.
Que se passe-t-il si la récolte est courte ?
C’est précisément ce que doit prévoir la clause d’allocation : un pourcentage garanti, une priorité accordée aux prévisions confirmées ou la proposition d’une qualité de remplacement. Convenez-en avant qu’une pénurie ne survienne.
Accompagnement au Japon
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Envoyez-nous vos conditions actuelles et les points à sécuriser. Nous en discutons avec le fournisseur en japonais et préparons une proposition de conditions réalistes.
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08 · Comment nous aidons
Obtenir un accord au Japon
Les fournisseurs sont plus à l’aise avec des termes expliqués en japonais et encadrés autour de leurs processus. Notre service achats rédige avec vous la position commerciale, en discute avec le fournisseur et documente ce qui a été convenu, de sorte que vos avocats n’ont plus qu’à examiner une position réglée.