ตัวอย่างที่ดีตอบคำถามว่า “เราชอบสินค้านี้หรือไม่” ส่วนเอกสารของซัพพลายเออร์ ช่วยตอบว่า “ธุรกิจของเราสามารถอนุมัติ นำเข้า จำหน่าย และสั่งเพิ่มได้หรือไม่” ชุดเอกสารที่ต้องใช้ต่างกันตามสินค้า ซัพพลายเออร์ และ ปลายทาง จึงควรเริ่มคำขอจากข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎ และคุณภาพของธุรกิจคุณ

01 · คำขอเอกสาร

ขอเอกสารเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ระบุหนึ่งรายการ

ใบรับรองทั่วไปของบริษัทอาจไม่เพียงพอสำหรับประเมิน มัทฉะที่เสนอราคา ควรผูกคำขอแต่ละรายการกับซัพพลายเออร์ รหัสสินค้า ชื่อสินค้า หรือรหัสตัวอย่าง และบันทึกว่า เอกสารนั้นใช้กับล็อตปัจจุบัน ข้อกำหนดสินค้า หรือ โรงงานผลิต

  • ตัวระบุซัพพลายเออร์และผลิตภัณฑ์
  • ชื่อเอกสารและวันที่ออก
  • สถานะเฉพาะล็อตหรือทั่วไป
  • หน่วยงานที่ออกหรือห้องปฏิบัติการ
  • ความต้องการด้านภาษาและการแปล
  • วันหมดอายุหรือวันทบทวน ถ้ามี
  • ข้อกำหนดของตลาดปลายทาง
  • คำถามที่ยังไม่ตอบและผู้รับผิดชอบ
รักษาคำขอให้เหมาะสม

เริ่มจากสิ่งที่ผู้ซื้อต้องใช้ในการอนุมัติจริง การทดสอบ การแปล หรือการรับรองเพิ่มเติมอาจเพิ่มต้นทุนและ ระยะเวลาส่งมอบ

02 · เอกลักษณ์ของผลิตภัณฑ์

ใช้ข้อกำหนดที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อระบุผลิตภัณฑ์

ข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยเชื่อมโยงตัวอย่าง ใบเสนอราคา และ คำสั่งซื้อในอนาคต รายละเอียดในเอกสารอาจต่างกันตามซัพพลายเออร์ แต่ต้องระบุสินค้าได้ชัด และให้ข้อมูลเพียงพอแก่ ทีมคุณภาพหรือหน่วยงานกำกับดูแลสำหรับตรวจสอบ

พื้นที่ข้อกำหนด ตัวอย่างเพื่อยืนยัน
เอกลักษณ์ของผลิตภัณฑ์ ชื่อหรือรหัสผลิตภัณฑ์ ข้อความส่วนผสม และวัตถุประสงค์ รูปแบบการสั่งซื้อ
ข้อมูลแหล่งกำเนิดสินค้า ประเทศ ภูมิภาค หรือข้อมูลตรวจสอบย้อนกลับอื่นที่ ซัพพลายเออร์ยืนยันได้
โปรไฟล์ทางกายภาพ ลักษณะ สี และคุณสมบัติทางกายภาพอื่นที่ซัพพลายเออร์ควบคุม
บรรจุภัณฑ์ วัสดุ น้ำหนักสุทธิ บรรจุภัณฑ์ชั้นใน กล่องนอก และวิธีปิดผนึก
การจัดเก็บและอายุสินค้า คำแนะนำในการเก็บรักษา อายุการเก็บรักษา และการเข้ารหัสวันที่
การจัดการ ระยะเวลาผลิต ข้อมูลอ้างอิงล็อต และรหัสสำหรับสั่งซื้อเพิ่ม

หากเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่มีแบรนด์ของผู้ซื้อ (private label) โปรดขอ ข้อกำหนดสินค้าสำเร็จรูปแยกต่างหากซึ่งครอบคลุมกระป๋องที่เลือก การกำหนดค่าถุง ฉลาก และการบรรจุ

03 · หลักฐานคุณภาพ

ชี้แจงความหมายของ “COA” สำหรับซัพพลายเออร์และผลิตภัณฑ์นี้

ซัพพลายเออร์อาจใช้รูปแบบเอกสารและแผนทดสอบต่างกัน ควรถามว่า เอกสารใดออกให้เฉพาะล็อต รายการใดทดสอบ เป็นประจำ และการทดสอบเพิ่มเติมใดต้องขอแยกต่างหาก ตลาดปลายทาง ผู้นำเข้า ผู้ค้าปลีก หรือมาตรฐานภายในของคุณ ควรกำหนดข้อกำหนดการยอมรับขั้นสุดท้าย

คำถามสำหรับการสนทนาทดสอบ

  • เอกสารนี้อ้างอิงล็อตที่จะจัดส่ง หรือเป็น ข้อกำหนดทั่วไปของสินค้า?
  • รายการใดทดสอบทุกล็อต ทดสอบตามระยะ หรือ ทดสอบเมื่อร้องขอเท่านั้น?
  • ห้องปฏิบัติการหรือวิธีการใดที่ระบุไว้ในรายงาน
  • ซัพพลายเออร์จะจัดการกับการทดสอบหรือขีดจำกัดเฉพาะของผู้ซื้ออย่างไร
  • เอกสารล็อตฉบับสุดท้ายจะพร้อมเมื่อใดก่อนจัดส่ง?

อย่าถือว่าเอกสารที่ได้รับในช่วงตัวอย่างเป็นการอนุมัติ การจัดส่งทุกครั้งในอนาคต ควรตกลงวิธียืนยันล็อต ข้อกำหนด และเอกสารปล่อยสินค้าหลังเลือกซัพพลายเออร์แล้ว

04 · คำกล่าวอ้างและแหล่งผลิต

เชื่อมโยงทุกคำกล่าวอ้างกับข้อมูลรองรับ

แหล่งผลิต การเก็บเกี่ยว วิธีผลิต และสถานะออร์แกนิกอาจ มีอิทธิพลต่อทั้งการจัดซื้อและการตลาด บันทึกให้แม่น ข้อความที่ซัพพลายเออร์ยืนยัน สินค้าที่ข้อความนั้นใช้กับ และ เอกสารหรือบันทึกการตรวจสอบย้อนกลับที่สนับสนุน

ประเภทคำกล่าวอ้าง สิ่งที่ต้องชี้แจง เหตุผลที่สำคัญ
แหล่งผลิต ประเทศ ภูมิภาคที่กำลังเติบโต สถานที่ดำเนินการ และ ระดับรายละเอียดที่มีอยู่ ข้อกำหนดที่ถูกต้องและการสื่อสารกับลูกค้า
การเก็บเกี่ยว/การผลิต ข้อมูลการเก็บเกี่ยวหรือการผลิตใดบันทึกไว้กับ สินค้าหรือล็อต การอภิปรายเรื่องการตรวจสอบย้อนกลับและความสม่ำเสมอ
ออร์แกนิก สินค้าที่ได้รับการรับรอง ใบรับรองที่ใช้ เส้นทางตลาด และข้อกำหนดฉลากของปลายทาง ป้องกันไม่ให้ความสามารถทั่วไปของบริษัทถูกเข้าใจผิดว่าเป็น การรับรองระดับสินค้า
แบรนด์ของผู้ซื้อ (private label) ฝ่ายใดรับผิดชอบการตรวจฉลาก การพิมพ์รหัส และ เอกสารสินค้าสำเร็จรูป กำหนดความรับผิดชอบให้ชัดก่อนผลิต

ข้อกำหนดออร์แกนิก การนำเข้า และการติดฉลากแตกต่างกันไปตามจุดหมายปลายทาง และเส้นทางสู่ตลาด ยืนยันกับผู้นำเข้าที่เกี่ยวข้อง หน่วยรับรอง หรือที่ปรึกษามืออาชีพก่อนอ้างอิง คำชี้แจงของซัพพลายเออร์

05 · ไฟล์การอนุมัติ

รวมเอกสารทั้งหมดไว้ในชุดอนุมัติชุดเดียว

สร้างดัชนีอย่างง่ายที่แสดงผลิตภัณฑ์ ซัพพลายเออร์ ใบเสนอราคา รหัสตัวอย่าง ข้อมูลจำเพาะ ข้อมูลการทดสอบที่มีอยู่ บันทึกการตรวจสอบย้อนกลับ การรับรอง บรรจุภัณฑ์ และคำถามที่เหลือ พร้อมเพิ่มสถานะและผู้รับผิดชอบให้ทุกรายการที่ยังขาด

ชุดอนุมัติควรเชื่อมเอกสารกับเงื่อนไขคำสั่งซื้อแรก ได้แก่ MOQ ราคา ระยะเวลาส่งมอบ การชำระเงิน เงื่อนไขส่งมอบ และกำหนดเวลา สำหรับเอกสารการจัดส่งขั้นสุดท้าย ซึ่งจะทำให้มีคุณภาพและ ทีมจัดซื้อจะตรวจสอบข้อมูลคำสั่งซื้อเดียวกัน

ก่อนที่จะออกใบสั่งซื้อ

  • สินค้าที่ได้รับการอนุมัติและการอ้างอิงตัวอย่าง
  • ข้อกำหนดที่เป็นลายลักษณ์อักษรในปัจจุบัน
  • แผนการทดสอบและเส้นทางการยอมรับ
  • คำกล่าวอ้างที่ได้รับการยืนยันแล้ว
  • ความรับผิดชอบด้านบรรจุภัณฑ์และฉลาก
  • ระยะเวลาของเอกสารการจัดส่ง
  • กระบวนการจัดการกรณีสินค้าไม่ตรงข้อกำหนด
  • กระบวนการเอกสารสำหรับการสั่งซื้อเพิ่ม

รีวิวซัพพลายเออร์

เอกสารที่หายไปจากรายการโปรดของคุณ?

ส่งข้อมูลสินค้า ปลายทาง และไฟล์ที่ได้รับแล้ว เราจะ จัดทำคำถามสำหรับข้อมูลที่ขาด ควบคู่กับราคา MOQ และ เงื่อนไขการสั่งซื้อครั้งแรก

ส่งความต้องการของคุณ