Хороший образец ответа на вопрос «Нравится ли нам это?» Документация поставщика помогает ответить «Может ли наша компания утверждать, импортировать, продавать и перезаказывать это?» Точные документы различаются в зависимости от продукта, поставщика и пункт назначения, поэтому запрос должен начинаться с Вашего собственного согласия и потребности в качестве.
01 · Запрос документов
Запрашивайте документы на конкретный продукт
Генеральных сертификатов компании не всегда достаточно для оценки указан точный матча. Привязывайте каждый запрос к поставщику код продукта, название продукта или код образца. Запишите, был ли файл относится к текущей партии, спецификации продукта или производственный объект.
- Идентификатор поставщика и продукта
- Название документа и дата выдачи
- Статус для конкретного партии или общий статус
- Выдающая организация или лаборатория
- Потребности в языке и переводе
- Дата истечения срока действия или пересмотра, если применимо
- Требования рынка назначения
- Открытые вопросы и владелец
Начните с реальных потребностей покупателя в одобрении. Дополнительно тестирование, перевод или сертификация могут повлиять на стоимость и количество потенциальных клиентов. время.
02 · Идентичность продукта
Используйте письменную спецификацию для идентификации продукта.
Письменная спецификация помогает связать образец, коммерческое предложение и будущий заказ. Доступные поля различаются в зависимости от поставщика, но документ должен позволять идентифицировать продукт и указывать Ваши команде по качеству или регулирующему органу достаточно информации для ее проверки.
| Область спецификации | Примеры для подтверждения |
|---|---|
| Идентичность продукта | Название или код продукта, сведения о составе и предназначении формат заказа |
| Информация о происхождении | Страна, регион или другие сведения о прослеживаемости поставщик может обосновать |
| Физический профиль | Внешний вид, цвет или другой продукт, контролируемый поставщиком характеристики |
| Упаковка | Материал, вес нетто, внутренняя упаковка, внешний корпус и уплотнение формат |
| Хранение и срок службы | Инструкции по хранению, срок годности и кодировка даты |
| Умение обращаться | Срок изготовления, номер партии и повторный заказ идентификация |
Если речь идет о готовом продукте под собственной торговой маркой (private label), запросите отдельная спецификация готовой продукции, охватывающая выбранную банку, пакет, этикетка и конфигурация упаковки.
03 · Доказательства качества
Уточните, что поставщик называет COA для этого продукта
Поставщики могут использовать разные форматы и программы тестирования. Спросите, какой документ зависит от партии, какие характеристики проверяются регулярно и какие дополнительные тесты требуют отдельного запроса. Рынок Вашего назначения, импортер, розничный торговец или внутренний стандарт должны определить окончательные требования приемки.
Вопросы для беседы о тестировании
- Связан ли документ с партией отгрузки или репрезентативная спецификация продукта?
- Какие испытания проводятся для каждой партии, периодически или только по запросу?
- Какая лаборатория или метод указаны в отчете?
- Как поставщик будет обрабатывать тесты или ограничения, специфичные для покупателя?
- Когда будут доступны окончательные документы партии относительно отгрузка?
Не рассматривайте документ на этапе выборки как автоматическое одобрение каждую будущую поставку. Согласуйте, сколько идентичности, спецификации и Документы о выпуске будут обрабатываться после выбора поставщика.
04 · Заявления и происхождение
Сопоставьте каждое утверждение с подтверждающей информацией.
Происхождение, урожай, метод производства и органический статус могут влияют как на закупки, так и на маркетинг. Запишите точную формулировку, которую подтверждает поставщик, продукт, к которому она относится, и документ или запись прослеживаемости, подтверждающие его.
| Область заявления | Что уточнить | Почему это важно |
|---|---|---|
| Источник | Страна, регион выращивания, место переработки и доступный уровень детализации | Точные спецификации и общение с клиентами |
| Урожай/производство | Какая информация об урожае или производстве регистрируется? продукт или партия | Обсуждения прослеживаемости и стабильности |
| Органический | Точный сертифицированный продукт, соответствующий сертификат, маркировка маршрута и потребностей пункта назначения | Предотвращает ошибочное принятие общей возможности за одобрение на уровне продукта |
| Частная торговая марка | Какая сторона владеет проверкой этикеток, кодированием и готовой продукцией? записи | Четкая ответственность перед производством |
Требования к органике, импорту и маркировке различаются в зависимости от пункта назначения. и маршрут на рынок. Подтвердите их у соответствующего импортера, орган по сертификации или профессиональный консультант, прежде чем полагаться на заявление поставщика.
05 · Файл одобрения
Соберите документы в единый пакет согласования
Создайте простой указатель, показывающий продукт, поставщика, предложение, образец кода, спецификация, доступная информация о тестировании, записи о прослеживаемости, сертификации, упаковке и остатках вопросы. Добавьте статус и ответственного за каждого пропавшего предмет.
Пакет также должен связывать документы с терминами первого заказа: MOQ, цена, срок поставки, оплата, способ доставки и крайний срок. для окончательной отгрузочной документации. Это позволяет качеству и отделы закупок просматривают одну и ту же информацию о заказе.
Прежде чем оформить заказ на покупку
- Утвержденный продукт и образец образца
- Текущая письменная спецификация
- План испытаний и маршрут приемки
- Подтверждённая формулировка заявления
- Ответственность за упаковку и маркировку
- Срок оформления отгрузочного документа
- Открытый процесс отклонения
- Процесс перезаказа документа
Обзор поставщика
Не хватает документов из Вашего списка?
Поделитесь продуктом, местом назначения и уже полученными файлами. Мы может структурировать недостающие вопросы вместе с ценой, MOQ и термины первого заказа.
Отправьте свои требования