Die meisten Matcha-Geschäftsbeziehungen beginnen mit Bestellungen und E-Mails. Das funktioniert, bis sich etwas ändert: Eine Ernte fällt knapp aus, der Preis wird angepasst, eine Charge schmeckt anders oder ein Wettbewerber fragt dieselbe Mischung an. Eine kurze schriftliche Liefervereinbarung schafft Klarheit, bevor unter Zeitdruck neu verhandelt werden muss.
Dies ist keine Rechtsberatung. Die folgende Checkliste nennt kommerzielle Punkte, die schriftlich und in einer für den japanischen Lieferanten verständlichen Form festgehalten werden sollten.
01 · Spezifikation
Die Spezifikation ist das Herzstück der Vereinbarung
Alle weiteren Bedingungen beziehen sich auf die Spezifikation. Fügen Sie sie als Anlage bei.
- Produktname und -sorte so, wie der Lieferant es nennt
- Herkunftsangabe und ob ein Verschnitt über Regionen oder Ernten hinweg zulässig ist
- Richtlinie für das Erntejahr (zum Beispiel die erste Ernte des laufenden Jahres (Ichibancha) bis zu einem bestimmten Monat)
- Partikelgröße oder Sieb-, Feuchtigkeits- und Farbreferenz
- Sensorische Beschreibung und Referenzprobenidentifikation
- Mikrobiologische Grenzwerte, Schwermetall- und Rückstandsgrenzwerte sowie die pro Charge bereitgestellten Tests
- Verpackung, Nettogewicht, Kennzeichnung und Haltbarkeit
Zurückbehaltene Referenzmuster beider Parteien machen aus einer Papierspezifikation etwas Prüfbares. Siehe Lot-zu-Lot-Konsistenz bei Matcha.
02 · Volumen und Zuteilung
Volumen, Prognose und Zuteilung
Geben Sie das jährliche Volumen an, wie es prognostiziert wird (z. B. vierteljährliche Aktualisierungen) und wie der Lieferant den Käufer behandelt, wenn die Ernte knapp ist: eine prozentuale Zuteilung, Priorität für bestätigte Prognosen oder ein Angebot einer Ersatzsorte. Da das Angebot nach 2024 knapper wurde, ist diese Klausel für Käufer die wertvollste geworden; siehe warum die Matcha-Preise gestiegen sind und wie man plant.
03 · Preis
Preis und Preisprüfung
Die Matcha-Preise ändern sich mit der Ernte, sodass feste Preise für ein Jahr immer seltener werden. Praktikable Alternativen:
| Mechanismus | Wie es funktioniert |
|---|---|
| Fixiert bis zu einem Datum | Der Preis bleibt bis zu einem Überprüfungszeitpunkt nach der Ernte |
| Prüfung mit Vorankündigung | Der Lieferant kann den Preis mit vereinbarter Frist und Begründung anpassen |
| Nach Volumen gestaffelt | Preisschritte abhängig vom kumulierten Jahresvolumen |
| Währungsklausel | Festgelegte Währung und Verteilung des Wechselkursrisikos |
Welchen Mechanismus Sie auch wählen, notieren Sie den Incoterm und was darin enthalten ist; siehe Incoterms für Matcha-Importe.
04 · Chargenfreigabe
Chargenfreigabe und Qualitätsreklamationen
Vereinbaren Sie, wie jede Produktionscharge freigegeben wird: Muster vor dem Versand, zugehörige Prüfberichte, Freigabefrist und Vorgehen bei Abweichungen (Nacharbeit, Ersatz oder Gutschrift). Legen Sie außerdem fest, wie Qualitätsreklamationen nach Ankunft gemeldet und anhand von Rückstellmustern beider Seiten geprüft werden. Ein klares Verfahren ist wichtiger als Strafklauseln.
05 · Verpackung und Lieferzeiten
Verpackung, Etikettierung und Lieferzeiten
Halten Sie fest, wem die Druckdaten gehören, wer Verpackungskomponenten bestellt, welche Mindestauflagen gelten und wie lang die Standardlieferzeit von der bestätigten Bestellung bis zum Versand ist. Werden Komponenten für Sie bevorratet, vereinbaren Sie, wer Restbestände bei einer Designänderung übernimmt.
06 · Exklusivität
Exklusivität, Mischungen und Vertraulichkeit
Für Sie entwickelte, kundenspezifische Mischungen sollten als solche benannt werden, wobei der Lieferant zustimmt, diese Mischung nicht unter einem anderen Namen zu verkaufen. Volle Exklusivität für eine Region oder die gesamte Produktion eines Lieferanten ist ungewöhnlich und teuer; Eine realistischere Forderung wäre die Exklusivität Ihrer Mischung und Ihrer Verpackung. Die Vertraulichkeit sollte Ihre Rezepte, Prognosen und Preise umfassen.
Japanische Lieferanten reagieren gut auf Vereinbarungen, die Verpflichtungen auf beiden Seiten beschreiben: Prognosedisziplin und pünktliche Zahlung durch den Käufer, Zuteilung und Kontinuität durch den Lieferanten.
07 · Laufzeit und Austritt
Laufzeit, Verlängerung und Kündigung
Üblich ist eine einjährige Laufzeit mit automatischer Verlängerung und einer Kündigungsfrist. Geben Sie an, was bei einer Kündigung mit offenen Bestellungen, vorrätigen Verpackungen und zurückgehaltenen Mustern passiert.
08 · Wie wir helfen
Eine Einigung in Japan erzielen
Lieferanten fühlen sich wohler, wenn sie Bedingungen vereinbaren, die auf Japanisch erklärt und auf ihre Prozesse abgestimmt werden. Unser Beschaffungsservice entwirft mit Ihnen die Handelsposition, bespricht sie mit dem Lieferanten und dokumentiert die Vereinbarungen, sodass Ihre Anwälte nur eine geklärte Position überprüfen müssen.
09 · FAQ
Häufig gestellte Fragen
Unterzeichnen japanische Lieferanten Lieferverträge?
Ja, insbesondere größere Hersteller und Handelsunternehmen. Kleinere Produzenten bevorzugen möglicherweise ein kurzes Memorandum oder bestätigte Bedingungen per E-Mail. Halten Sie das Dokument kurz, wechselseitig und auf Ihre Prozesse ausgerichtet; Der Spezifikationsplan ist wichtiger als das gesetzliche Regelwerk.
Kann ich den Preis für ein Jahr festlegen?
Bei Premium-Qualitäten immer seltener. Gängige Alternativen sind ein Preis, der bis zu einem Überprüfungszeitpunkt nach der Ernte beibehalten wird, Änderungen mit Vorankündigung und Nachweis oder an das kumulierte Volumen gebundene Stufen. Was auch immer Sie vereinbaren, geben Sie den Incoterm und die Währung an.
Was passiert, wenn die Ernte knapp ist?
Genau das soll die Zuteilungsklausel beantworten: eine prozentuale Zuteilung, Vorrang bei bestätigten Prognosen oder ein Angebot einer Ersatzsorte. Stimmen Sie zu, bevor es passiert.
Unterstützung in Japan
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