تجيب العينة الجيدة عن سؤال «هل يعجبنا المنتج؟». وتساعد وثائق المورّد في الإجابة عن السؤال التالي: «هل تستطيع شركتنا اعتماده واستيراده وبيعه وإعادة طلبه؟». تختلف المستندات المطلوبة بحسب المنتج والمورّد والوجهة، لذا يجب أن يبدأ الطلب من احتياجات الامتثال والجودة لديكم.
01 · طلب المستندات
اطلبوا المستندات المرتبطة بمنتج واحد محدد.
شهادات الشركة العامة لا تكفي دائمًا لتقييم منتج الماتشا المعروض. اربطوا كل طلب برمز منتج المورّد أو اسم المنتج أو رمز العينة. وسجلوا ما إذا كان الملف ينطبق على الدفعة الحالية أو مواصفات المنتج أو منشأة الإنتاج.
- معرف المورّد والمنتج
- عنوان الوثيقة وتاريخ الإصدار
- الحالة العامة أو الخاصة بالدفعة
- منظمة الإصدار أو المختبر
- احتياجات اللغة والترجمة
- تاريخ انتهاء الصلاحية أو المراجعة، إن أمكن
- متطلبات سوق الوجهة
- الأسئلة المفتوحة والمسؤول عنها
ابدؤوا باحتياجات الاعتماد الفعلية للمشتري. قد يؤثر الاختبار الإضافي أو الترجمة أو الشهادة على التكلفة ومدة التوريد.
02 · هوية المنتج
استخدموا مواصفات مكتوبة لتعريف المنتج.
تربط المواصفات المكتوبة بين العينة وعرض السعر والطلب المستقبلي. تختلف الحقول المتاحة بحسب المورّد، لكن يجب أن تحدد الوثيقة هوية المنتج وتمنح فريق الجودة أو الشؤون التنظيمية لديكم معلومات كافية لمراجعته.
| منطقة المواصفات | أمثلة للتأكيد |
|---|---|
| هوية المنتج | اسم المنتج أو رمزه، وبيان المكونات، وشكل الطلب المقصود |
| معلومات الأصل | البلد أو المنطقة أو تفاصيل إمكانية التتبع الأخرى التي يمكن للمورّد إثباتها |
| خصائص المنتج | المظهر أو اللون أو خصائص المنتج الأخرى التي يتحكم فيها المورّد |
| التعبئة والتغليف | المادة، الوزن الصافي، العبوة الداخلية، الغلاف الخارجي وشكل الختم |
| التخزين ومدة الصلاحية | تعليمات التخزين وأساس مدة الصلاحية وترميز التاريخ |
| التعامل | مدة توريد الإنتاج ومرجع الدفعة وموعد إعادة الطلب |
إذا كان المنتج النهائي يحمل علامة تجارية خاصة، فاطلبوا مواصفات منفصلة تغطي مكونات العلبة أو الكيس والملصق وعملية التعبئة المحددة.
03 · أدلة الجودة
وضحوا ما تعنيه «COA» لهذا المورّد وهذا المنتج.
قد يستخدم المورّدون نماذج وبرامج اختبار مختلفة. اسألوا عن المستند الخاص بالدفعة، والخصائص التي تُختبر دوريًا، والاختبارات الإضافية التي تتطلب طلبًا منفصلًا. يجب أن تحدد سوق الوجهة أو المستورد أو بائع التجزئة أو المعيار الداخلي متطلبات القبول النهائية.
أسئلة للمحادثة الاختبارية
- هل المستند مرتبط بدفعة الشحنة أم بمواصفات منتج تمثيلي؟
- ما هي الاختبارات التي يتم إجراؤها لكل دفعة، بشكل دوري أم عند الطلب فقط؟
- أي مختبر أو طريقة اختبار مذكوران في التقرير؟
- كيف يتعامل المورّد مع اختبار أو حد يحدده المشتري؟
- متى ستتاح مستندات الدفعة النهائية بالنسبة إلى موعد الشحن؟
لا تعاملوا مستند مرحلة العينة بوصفه اعتمادًا تلقائيًا لكل شحنة مستقبلية. اتفقوا على كيفية إدارة هوية الدفعة والمواصفات ومستندات الإفراج بعد اختيار المورّد.
04 · الادعاءات والمنشأ
اربطوا كل ادعاء بالمعلومات المؤيدة له.
يمكن أن يؤثر المنشأ والحصاد وطريقة الإنتاج والحالة العضوية على كل من الشراء والتسويق. سجلوا الصياغة الدقيقة التي يؤكدها المورّد، والمنتج الذي ينطبق عليه والمستند أو سجل إمكانية التتبع الداعم له.
| مجال الادعاء | ما يجب توضيحه | سبب أهميته |
|---|---|---|
| الأصل | البلد ومنطقة الزراعة وموقع المعالجة ومستوى التفاصيل المتاحة | دقة المواصفات واتصالات العملاء |
| الحصاد / الإنتاج | ما هي معلومات الحصاد أو الإنتاج المسجلة للمنتج أو الدفعة | إمكانية التتبع ومناقشات الاتساق |
| عضوي | المنتج المعتمد بالضبط، والشهادة المعمول بها، واحتياجات المسار والوجهة | يمنع الخلط بين الإمكان العام واعتماد المنتج المحدد |
| العلامة التجارية الخاصة | أي طرف يحتفظ بسجلات مراجعة الملصقات والترميز والمنتج التام الصنع | مسؤولية واضحة قبل الإنتاج |
تختلف المتطلبات العضوية ومتطلبات الاستيراد ووضع العلامات حسب الوجهة والطريق إلى السوق. أكدوا ذلك مع المستورد ذي الصلة أو هيئة إصدار الشهادات أو المستشار المهني قبل الاعتماد على بيان المورّد.
05 · ملف الاعتماد
ضعوا كل المستندات في ملف اعتماد واحد.
أنشئوا فهرسًا بسيطًا يوضح المنتج والمورّد وعرض السعر ورمز العينة والمواصفات ومعلومات الاختبار المتاحة وسجلات التتبع والشهادة والتغليف والأسئلة المتبقية. وأضيفوا الحالة والمسؤول عن كل عنصر ناقص.
ينبغي أن يربط ملف الاعتماد المستندات بشروط الطلب الأول أيضًا: MOQ، والسعر، ومدة التوريد، والدفع، وأساس التسليم، والموعد النهائي لمستندات الشحن. وهكذا تراجع فرق الجودة والمشتريات معلومات الطلب نفسها.
قبل إصدار أمر الشراء
- المنتج المعتمد ومرجع العينة
- مواصفات مكتوبة ومحدثة
- خطة الاختبار ومسار القبول
- صياغة الادعاء المؤكد
- مسؤولية التغليف والملصقات
- توقيت وثيقة الشحن
- إجراء لمعالجة الانحراف
- إجراء تحديث مستندات إعادة الطلب
مراجعة المورّد
هل تنقصكم مستندات من القائمة المختصرة؟
شاركوا المنتج والوجهة والملفات التي استلمتموها. يمكننا تنظيم الأسئلة العالقة وربطها بالسعر وMOQ وشروط الطلب الأول.
أرسل متطلباتك